中南民族大学档案馆档案出入库管理制度

               （2017 年 11 月 8 日制订）

第一条 为了加强档案的规范管理，确保馆藏档案资料安全完整，数量准确，质量达标，做到入库、出库手续完备，管理、利用流程明确，制定本规定。

第二条 档案入库管理

（一）各类档案入库前，需由各科室业务人员相互检查卷宗质量，填写“档案入库登记表”，将归档卷宗交业务科室负责人抽检；业务科室负责人应按归档要求和技术标准对预入库卷宗的整理情况和管理系统中卷内条目著录情况进行对应检查，确保归档卷宗规范、达标；档案馆负责业务工作的副馆长应核对抽查情况。各检查环节经手人在“档案入库登记表”上签字后，方可向库房管理人员办理档案入库交接手续。

（二）库房管理人员应依据“档案入库登记表”中所列目录，对入库卷数和卷内文件条目逐一清点、检查，保证 100%准确无误后，在“档案入库登记表”上签字。“档案入库登记表”一式二份，交接人员各持一份留存。

（三）在档案入库上架前，库房管理人员应对案卷进行杀虫灭菌、防尘、防霉处理。

（四）库房管理人员应按档案排架规则，将入库档案依次上架，并做好密集架指示牌的

更新或更换。

第三条 档案出库管理

（一）因特殊情况需要调出档案，应由调档人员持单位证明、介绍信或《调档函》到档案馆库房管理部门填写《档案出库使用单》，写明使用目的，由库房管理科室负责人签字，方可调出使用，但原则上不允许将档案移出档案馆。其他任何人不得擅自将库存档案拿出库

（二）档案数字化扫描工作需要从库房提档时，要严格按照档案出库手续，填写档案出库的时间、类别、档号和数量；库房工作人员应进行认真清点，核对出库档案目录无误后，交接双方在《档案出库使用单》上签字并各留存一份。

（三）涉密档案出库时，调档人员除持单位证明到档案馆保密库房填写《档案出库使用单》外，还需经档案馆负责人的同意并签字，方可提档。

第四条 库房管理人员有责任告之调档人员按要求管理好档案，不得出现任何违反国家档案法规规定的行为。

第五条 调档人员归还档案时应履行登记手续，库房管理人员需认真仔细清点归档数量，核对档号和卷内档案完整情况，检查档案实体有无损坏、涂改、污损、抽拆、增删、丢失等，确认完整无误后，方可归入库房。若发现问题应立即报告档案馆负责人，以便采取相应措施，及时处理。

第六条 库房管理人员应建立完善的档案出入库登记台帐，并长期妥善保管，留馆存查。

第七条 若发现调档人员有损坏、涂改、污损、抽拆、增删、丢失档案等违反国家档法律法规的行为，应立即报告学校档案委员会和上级部门，依法依规予以处理。

第八条 本制度自公布之日起实施。