中南民族大学全宗

      (1951年1月——2020年12月）

一、全宗构成者沿革

（一）全宗构成者名称：中南民族大学

（二）全宗构成者时间：1994年

（三）全宗构成者的机构设置与变更：

中南民族大学是1951年1月中南军政委员会遵照政务院颁布的《培养少数民族干部试行方案》的有关规定，确定由中南教育部领导，委托中原大学筹办的中央民族学院中南分院，于同年11月29日正式开学。1952年11月27日经中南军政委员会批准，学校独立建院，“中央民族学院中南分院”改名为“中南民族学院”。1953年学校合并了广东民族学院，组织机构和学校规模得到了充实扩大。1957年6月12日教育部、高等教育部、中央民委联合通知：中南民族学院归并中央民族学院建制后，经商定改为“中央民族学院分院”。1960年6月23日中央民委通知，将中央民族学院及中央民族学院分院列为该委的重点高等学校。1961年12月19日中央民族学院分院改由中央民委直接领导。1965年10月1日恢复“中南民族学院”名称。这个阶段，学校设置了中文系、历史系、政治系、数学系，开始招收本科生。1966年开始的“文化大革命”使学校事业遭遇浩劫，并于1970年撤销建制，学校不再招收新生。1980年1月7日教育部正式发文（教计字[80]006号）：同意恢复中南民族学院。经过20余载的发展，2002年3月4日教育部发文通知学校更名为“中南民族大学”。现在学校占地1550余亩，校舍面积100万余平米，馆藏图书697余万册，拥有全国高校第一家民族学博物馆。校园内绿树成荫、花香四季，具有浓郁民族特色的现代建筑鳞次栉比，湖光山色与人文景观交相辉映，构成了教学、科研和生活的优美环境。办学基础稳步夯实。学校现有56个民族的全日制博士、硕士、本科、预科等各类学生27000余人，少数民族学生比例超过60%。学校现有2个一级学科博士点，1个博士后科研流动站，24个学术型一级学科硕士点，16个专业型硕士点，授权学科覆盖了除军事学之外的其他12个学科，拥有涵盖10大学科门类的84个本科专业。学校坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入学习贯彻党的十九大精神，贯彻新发展理念，着眼国家战略需求和民族工作重点，围绕立德树人根本任务，践行办学宗旨，不忘初心，牢记使命，奋发有为，勇于创新，大力实施“质量立校、学科兴校、人才强校、特色荣校”战略，努力建设特色鲜明、国内一流、国际知名的高水平民族大学，培养担当“中华民族一家亲，同心共筑中国梦”大任的时代新人。 

二.全宗管理机构及档案情况介绍

（一）全宗管理机构介绍

1.机构沿革

我校的全宗管理机构是中南民族大学档案馆（校史馆）。鉴于学校70年来的发展历程，从建校到现在一直保持了独立的机构建制，档案来源相对单一集中，因此我们建立了一个全宗，代号为“1”。其历史可追溯到1951年，当时是保存和提供利用学校资料的专门机构，隶属于学校办公室，称为“综合档案室”。

1997年，综合档案室升格为副处级单位，负责党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物十一个门类档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，仍隶属于学校办公室。

2008年8月，教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》第二章第六条提出：“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷以上。”是时，学校已有50多年的办学历史，全日制在校生2万多人，各方面条件均已具备。2012年4月20日，经学校党委研究决定，报国家民委批准，中南民族大学成立档案馆校史馆，为正处级教辅单位建制。将原综合档案室的十一类档案、学生工作部（处）的学生档案、研究生院的研究生档案、成人教育学院的各类成教学生档案和财务处的会计档案一并归入学校档案馆实施统一管理；组织人事部和财务处的档案业务工作由档案馆指导。2017年12月，学校获评“湖北省档案工作目标管理一级单位”。

2019年1月，为深入贯彻党和国家机构改革精神，适应新时代新要求，学校调整了新的机构改革与处级岗位设置方案。中南民族大学档案馆（校史馆）调整为学校正处级直属单位建制。

2019年11月，为申报“湖北省档案工作目标管理特级单位”，做好自查和整改工作，省档案馆、省委办公厅的专家到档案馆进行实地检查、指导后指出：除干部人事档案不做要求外，其他所有的档案均要纳入档案馆统一管理。经学校领导同意，财务处的会计凭证档案全部并入档案馆统一管理。由财务处根据档案整理的规范，按标准整理后分批次移交档案馆。

2.馆舍条件及馆藏档案数量

1997年综合档案室占地面积约为240平方米，其中库房面积为176平方米。有室藏档案1个全宗18054卷（不含财会档案分室的8100卷），照片4505张，录像带178盘，光盘41张，实物146件。此时档案工作虽已初具规模，但档案装具仍为原始、简单的铁皮柜，管理手段也较为落后。

2012年11月，档案馆（校史馆）整体搬迁至行政楼一楼，总面积近1000平方米，其中新建库房700平方米。工作区域划分为业务用房、技术用房、办公用房和档案库房。档案库房依档案类别采取分区存放管理，选用档案专用密集架、钢制档案柜等装具存放档案，并配有空调、抽湿机等温湿度控制设备，溶胶灭火器、手持烟雾灭火器等消防报警设备，后来又新增新风系统以确保档案安全和工作人员的身体健康。馆内配备高速扫描仪、数码照相机、复印机、电脑等现代化办公设备，并同步开展档案管理软件系统和档案馆（校史馆）网站建设。

2017年4月，在学校领导的高度重视和关怀下，学校档案馆（校史馆）搬迁至新的14号教学大楼南侧一、二、四楼（四楼为校史展览馆），建筑面积为2713平方米。馆内配有全自动感应保温保湿空调、完备的消防、换风和防盗设施，达到了档案馆建设的国家规定标准。新馆仍遵照“按档案类别分库房保管存放”的原则，共建有综合类档案库房、科技类档案库房、财会类档案库房、学生档案库房、实物声像类库房和保密库房6个库房，加上原档案库房700平方米设为财务凭证档案专用库房，共有7个档案库房。购置档案专用密集架639组，长度共计6300米，保障档案增量的需求。综合档案、科技档案、财务档案、学生档案库房均配套档案查询利用室；有行政管理人员办公室3间（正、副馆长和两馆办公室），收集整理装订室及业务指导室1间，数字化扫描室1间，信息与技术室1间，装具库房1间。

2019年8月，档案馆将14号教学大楼南侧二楼大厅利用改造，建成了查档服务大厅，新增办公面积60多平方米。查档服务大厅配备了自助查询设备，除传统柜台查询服务外，拓展多渠道查询方式，为外地的校友和用人单位提供远程查询服务，使档案服务利用更加方便快捷、优质高效。

3.管理机制

学校档案工作由校长领导，分管副校长协助，档案工作已纳入了学校每年工作要点。在机构设置上，档案馆（校史馆)设一个科级机构：档案馆(校史馆）办公室，内设机构为两部：档案部、校史部，档案部下设五室：业务指导室、服务利用室、学生档案室、技术与信息室、档案编研室。现有工作人员13人，其中男3名，女10名，高级职称2人、中级职称8人；具有研究生以上学历5人，本科学历6人，其他2人为大专学历。另外，全校部门档案员75名。研究生学历达50%以上。

（二）档案情况简介

1.档案构成情况：1994年以前的档案分为四部分：（1）1994年以前的文书：1951年—1970年（中南民族学院）、1978---1993年（复办后的中南民族学院），这部分文书档案均采用流水号编制档号；（2）教学档案，采用年度+流水号编制档号；（3）老民院会计档案采用“族字第xx号”编制档号；（4）科技档案（科研档案、基建档案、设备档案、出版档案）均采用“全宗+年度+分类号+保管期限+案卷号”编制档号。1994年以后（包括1994年）各类档案全部按“全宗+ 年度+ 分类号 + 保管期限+ 案卷号（件号）”的形式编写档号。

2.档案的数量及保管期限：截止2019年12月31日，学校各类档案案卷32660卷，卷内165590件，一文一件20246件。

党群、行政、学生、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、招投标类档案的保管期限为永久、定期（30年或10年）。人物、实物、声像类档案的保管期限为永久。

3.档案的完整程度：中南民族大学档案馆（校史馆）保管的党群、行政、学生、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、招投标、人物、实物、声像类档案比较齐全完整，能够客观地反映中南民族大学在各个历史时期档案管理工作和活动的真实面貌，透过档案的内容，可以清楚地看到学校成立、发展、变化的全过程。从2019年开始根据教育部27号令的要求和鄂公共资源局[2014]24号文的相关规定档案馆新增了学生类和招投标类档案，从这个意义上讲，中南民族大学的档案完整程度是较好的。

4.档案的利用价值和鉴定情况：档案的利用价值方面，1951年至2019年12月，从利用档案的数量来看，教学类档案的利用次数最多，其次为文书档案，再次是基建档案。从利用人员构成情况来看，主要是我校的校友，其次是在校师生。

我校档案门类齐全，利用价值高，效果显著。党群档案记录了学校党委、纪检、组织、统战等部门各时期的工作、活动情况；行政档案记录了学校办公室、人事、审计等部门工作方面的管理材料，充分反映了学校在行政管理方面的规范化：教学档案体现了我校卓有成效的教学管理和人才培养情况；学生档案反映了我校历届学生的在校学习生活记录；科学研究档案展示了我校老师优秀的科研成果、获奖成果等；出版档案收集了我校自行编辑出版的学报及校报；基建档案主要反映了我校基本建设情况；仪器设备档案主要反映了我校仪器设备购置、使用等情况；招投标类档案反映了我校工程、仪器设备、物资及服务类项目的招投标过程；财会档案形成了大量的依据性凭证性材料；声像、实物类档案展示了我校师生辛勤耕耘下的丰硕成果。

档案内容真实、准确、可靠，有依据性、凭证性作用，是很有参考、利用价值的材料，为学校各部门的工作提供了确切的依据，为学校师生提供了便利，为促进我校各项工作的发展和完善发挥了重大作用。

档案的鉴定情况，中南民族大学档案馆（校史馆）成立了由校领导、相关职能部门组成“中南民族大学档案鉴定和销毁工作领导小组，制定了档案鉴定销毁制度。

5.检索工具的配置情况：为了更好地为社会各界和我校各部门工作提供服务，方便利用者查阅档案，档案馆（校史馆）编制了1994年以前的档案目录及党群、行政、学生、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、实物、声像类档案目录；编制了案卷级、文件级等检索工具。利用档案馆（校史馆）网站、QQ信箱、微信平台、电话、快递、窗口等多种方式和渠道免费为档案利用者提供服务，基本能满足档案利用者的需要。

6.档案的整理情况：我校的档案整理工作，是根据上级机关和档案部门的有关规定，在省委办公厅和省档案馆的指导下，遵照校领导关于创建省特级档案馆水平的要求进行的。主要抓了以下几项工作：

（1）我校不断加强智慧校园建设，推进管理与服务的信息化。档案馆（校史馆）利用档案管理系统，对档案案卷进行管理。从而提高了档案管理的现代化水平，收到了较好的效果。

（2）高度重视档案业务建设，档案收集、整理日趋规范。目前我校共有党政职能部门、教学单位、直属单位、教辅部门共53个二级单位，我们建立了二级单位部门档案员信息网络，采取培训、指导、检查等方式向全校推行二级单位整理立卷、在线归档、电子档案一并移交的收集和整理制度。我馆开展了对全校53个单位档案工作的调研，有针对性地进行业务指导和技术传授以提高部门档案员在线归档操作的标准化水平和工作效率。

（3）为做好档案整理工作，结合我校的档案工作实际，对“三合一”制度进行全面的修订和补充，为我校档案管理的科学化水平上台阶打下坚实的基础。近几年来档案馆在档案整理工作中虽然做了大量的工作，但由于各门类档案收集管理任务重，每年都有少量遗留档案未及时整理立卷归档，这些问题，有待在今后的工作中加以完善。

三、全宗内档案内容与成分介绍

为加强档案的标准化、规范化、制度化、现代化建设，根据规定，我校的档案分为：党群类、行政类、学生类、教学类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版物类、外事类、财会类、招投标类、人物类、实物类、声像类共十五（与前面的表述要一致）个大类。各门类档案的内容有：

1. 党群  主要包括党群部门在工作中形成的文件材料；

2. 行政  主要包括行政职能部门(不包括教学工作、科学研究、产品开发、基建、设备、外事、财务等部门)在工作中形成的文件材料；

3. 学生  主要包括历年在校学生学籍管理文件材料；

4. 教学  主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料；

5. 科学研究  主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料；

6. 基本建设  主要包括基本建设管理和项目建设全过程中形成的文件.材料；

7. 仪器设备  主要包括资产管理、仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料；

8.产品生产与科技开发  主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料；

9. 出版  主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料；

10. 外事  主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料；

11. 财会  主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料；

12.招投标 主要包括工程、仪器设备、物资及服务类项目在招投标过程中形成的文件材料；

13. 人物  主要包括为学校发展做出贡献的历届主要领导人，教学、科研骨干的文件材料；

14. 实物  主要包括在重要工作和重大活动中直接形成、获得、接受、赠送或征集的，有长久保存利用价值和历史记录的实物材料；

15. 声像  主要包括学校在校内外重要工作、重大活动中形成的，有保存价值的照片、视频、录音带、光盘、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

四.备注（本全宗指南的编制情况）

本全宗指南是根据中华人民共和国行业标准《全宗指南编制规范》（DA/T 14-2012）的编制原则和结构构成，系统地介绍了”全宗构成者沿革”、“全宗管理机构及档案情况介绍”、“全宗内档案内容与成分介绍”三大部分的情况。本全宗指南所采用的档案材料，全部来源于本馆馆藏的档案材料，内容真实、准确、可靠。编写本指南，旨在提高我校档案馆（校史馆）的档案目标管理水平，促进档案资源的开发利用工作，提高档案利用的社会贡献率。