一、查询利用规则

1.利用者只能查阅已开放的档案，尚未开放的档案经主管校领导批准后方可查阅。

2.查阅人凭有效身份证和单位介绍信，经档案馆工作人员同意，查阅档案并登记。

3.档案利用遵照“谁立卷、谁查阅”的原则。若需跨部门查阅，利用者还需出示档案立卷部门同意查阅的批准意见（须写明允许查阅的具体档案内容）。

4.利用者应如实说明利用档案的目的及用途。

5.利用者可按规定对查阅的档案进行复印或者借出（所有涉密及公开范围有限制的档案材料不准复印和借出），并按照规定填写档案利用登记表或档案借出登记表。

6.由档案工作人员检索、调卷、提供相关档案资料，利用人不得进入档案库房。

7.查阅科研档案，须经该项目负责人同意并出具书面证明。

8.利用学校办公室、党委组织部、纪委办公室、监察处、人事处、审计处、财务处及有密级的档案，需经档案立卷部门负责人及分管校领导签字同意，并加盖部门公章，方可查阅。

9.归还档案时，须经工作人员检查、核对，办理归还手续。如发现问题，按规定追究借阅人责任。

10.借出的档案，借阅者应在确定的期限内归还。确需续借的，须办理审核批准续借手续。

借取档案的经办人对借出的档案（数字化档案）的完好与安全承担完全责任。

11.查阅利用教学、学生类档案

（1）现场查阅复制录取名册、学业成绩、学业证书存根等档案，需出示本人身份证等有效证件办理，填写《档案查阅登记表》。

（2）委托他人查阅复制档案，受托人除提供本人身份证外，还需提供委托人的身份证复印件和委托书。

（3）异地办理查询复制手续的，需提供本人身份证扫描件及就读年级、所学专业、注册学号、所需复制档案材料清单、联系电话、邮寄地址等。

（4）校外单位办理学业证书、成绩等认证手续的，需提供授权书和单位公函，并附经办人姓名和联系电话。

12.会计档案查阅按照财务处《中南民族大学会计档案管理办法》（民大发【2014】8号）办理。

二、服务范围及证件要求

三、表格下载

1.校内各单位需查询、借阅利用本校公开的综合类档案，点击下载一般借阅申请表.docx

2.所查询内容如果涉及学校重要文件、财务数据、建筑施工图纸等内容及借出档案给外单位使用，点击下载特殊借阅申请表.docx

3.委托他人办理查询，点击下载个人档案查询业务委托书.doc