中南民族大学档案工作

“三纳入”“四参加”“四同步”管理制度

（2017年11月8日制订）

第一条  为了贯彻和落实《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法规，保证我校档案的完整、准确、系统，提高档案管理水平，充分发挥档案在学校教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，特制订档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”制度。

第二条  档案工作“三纳入”制度

（一）将档案工作纳入本单位工作计划。档案工作是单位管理的基础工作之一，应将其纳入单位管理的内容，纳入单位发展的长远规划、近期目标、年度工作计划，使档案管理与单位管理保持同步。

 （二）将本单位档案工作纳入领导议事日程。各单位应确定一名领导分管档案工作，将档案工作纳入领导的议事日程和职责范围，负责检查、研究、解决档案管理工作中存在的问题。分管领导应在机构设置、经费、设备、人员配置及档案管理人员工作条件上给予保证。

（三）将档案工作纳入本单位职工的岗位责任制。档案工作应列入本单位管理制度中，并列入岗位责任制进行考核。维护本单位档案的完整是每位员工的义务，对于无故拖延归档时间，拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，追究相关人员的责任，对档案造成严重损失和泄密的，追究相关责任人和当事人的法律责任。

第三条  档案人员“四参加”制度

（一）档案人员应参加产品定型会。档案人员应参加本单位产品的试制定型鉴定、验收，掌握本单位新产品研制开发的整个过程，保障档案资料的完整、准确、系统，使案卷质量符合归档要求。在产品定型评价纪要中要体现档案资料情况。

（二）档案人员应参加科研课题鉴定会。科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，学校科研管理部门应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研工作与建档工作实行“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研课题文件的归档要求同步，检查计划进度与检查科研课题文件形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

（三）档案人员参加设备开箱验收并形成记录。学校引进或购进设备开箱时，仪器设备管理部门应通知档案馆及本单位档案员参加设备随机资料验收，并准确填写设备开箱验收单，进行登记造册，及时向档案馆办理移交归档手续。完成移交归档后，设备维护部门需要利用时，可向档案管理馆办理借用手续。按照合同要求，如发现设备随机资料短缺，仪器设备管理部门有责任向设备供货厂家索取。

（四）档案人员应参加基建工程项目竣工验收会。基建工程项目档案的验收是工程验收的一部分，同时又是保障档案资料完整、准确、系统，案卷质量符合规定要求的重要手段和步骤，必须与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。学校档案馆、基础建设和基建项目维修部门的档案员要参加上级或本单位组织的学校工程建设项目档案资料的验收，把好工程档案质量关。最后形成档案验收报告。要将存在问题及整改要求落实到相关部门相关人员，并限期整改。建设工程项目竣工验收结论中要有关于档案情况的评价，竣工验收证书上要有档案验收负责人签字。档案资料未通过验收的工程，档案馆要向基建部门提出工程项目验收不予通过的书面报告。档案馆未出具有关证明，基建部门不得办理工程结算，或拒付相应的款项。

第四条  档案工作“四同步”制度

（一）下达项目计划任务的同时提出文件材料的归档要求；

（二）检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；

（三）验收、鉴定项目成果同时验收、鉴定项目档案的完整、准确、系统情况；

（四）项目总结同时做好项目文件归档交接。

第五条  本制度自公布之日起实施