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【名称】中南民族大学归档文件整理规则（按卷整理）
【文号】
【通过、发布日期】
【施行日期】
【颁布单位】
【法规全文】

中南民族大学归档文件整理规则（按卷整理）

发布者：时间：2021-01-15 13:32:30 浏览：

中南民族大学归档文件整理规则（按卷整理）

2017年6月30日制订

为加强本校档案工作的业务建设，提高档案管理工作水平，规范归档文件整理工作，根据中华人民共和档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）、《档案著录规则》（GB3792.5-85）、《文书档案案卷格式》（GB/T 905-2008）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），以及《高等学校档案管理办法》，特制订《中南民族大学归档文件整理规则(按卷整理)（试行）》。

本规则适用于我校教学工作类、科学研究类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、声像类等文件材料的整理工作。

本规则所称归档文件材料是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

一、整理原则

（一）归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

（二）归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

（三）归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

（四）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调一致。

二、质量要求

（一）归档文件必须完整、准确，经过系统整理、编目。

（二）整理归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料及装具等应符合档案保护要求。

三、归档文件整理的主要程序

（一）组卷

档案案卷是相互联系的价值大致相同的若干文件的组合体。

1、组卷原则: 遵循文件的形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性，便于档案的保管和利用。

2、组卷要求:

(1)案卷内文件内容必须准确反映教学、科研、产品、基建、设备、出版、声像及其管理活动的真实情况；

(2)案卷内文件应齐全、完整，签章手续完备；

(3)案卷内文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求；

(4)拆除案卷内文件材料的金属物，对破损的文件材料进行修补；

(5)科技档案归档前，应由课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，具体要求按《科学技术保密条例》办理。

3、组卷方法

在学校各项工作活动中形成的、具有查考保存价值的归档文件材料，要编立成符合质量要求的案卷。主要通过分析、判断并灵活运用文件的特征作为立卷的具体方法。案卷是一组有密切联系的文件的组合体。构成一个案卷的要素，就是一组文件本身所具有的共同特征。文件的特征，也就是文件区别于其他事物的特点，它是文件所固有的本质特征。一个案卷所反映的特征，是从卷内文件的组成部分中抽象地概括出来的，为卷内每一份文件都具有的共同点。文件一般具有作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等特征。

（1）作者特征。作者特征是指文件制发学校或机关的特征。按作者特征立卷，就是将同一学校或机关制发的若干份文件组合成一个案卷；

（2）问题特征。问题特征是指文件内容所反映的事物或性质的特征。按问题特征立卷，就是将内容反映同一事物或同一性质的若干份文件组合成一个案卷；

（3）名称特征。名称特征是指文件的文种特征。按名称特征立卷，就是将同一个文种的若干份文件组合成一个案卷；

（4）时间特征。时间特征是指文件形成的时间和内容所针对的时间。按时间特征立卷，就是将同一个时间内形成或内容针对同一个时间的若干份文件组合成一个案卷；

（5）通讯者特征。通讯者特征是指就处理同一个问题形成的来往文件的学校或收发文机关双方构成的特征。通讯者特征是作者特征的一种特殊形式，但是指处理同一个问题互相往返文件的收发文学校或机关。所以不能把通讯者特征与作者特征混合使用。按通讯者特征立卷，就是将本校与某个学校或机关洽商或处理同一个问题互相来往的若干份文件组合成一个案卷；

（6）地区特征。地区特征是指文件内容涉及同一个地区或文件作者是同一个地区的特征。按地区特征立卷，就是将内容涉及同一个地区或作者是同一个地区的若干份文件组合成一个案卷；

文件之间联系的多样性，决定了运用六个特征立卷的灵活性。所以，为使案卷能符合文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，反映学校主要职能活动的历史面貌，必须灵活运用六个特征立卷。在灵活运用六个特征立卷时，一定要注意分析和把握一组文件材料之间的主要联系，抓住它们之间最本质的特征，然后运用两个或两个以上特征来组合每一个案卷。在立卷的实际工作中，往往是以问题特征为主，结合作者、名称、时间特征进行组卷的情况比较多。

（二）卷内文件的排列

卷内文件宜按系统、成套性特点进行排列。一般应文字材料在前，图样在后。

1、案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；

2、内容不可分的文件材料按以下要求排列：一般应正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；

3、图样文件有两种排列方式：对于有图样目录的图纸可以按图样目录的顺序进行排列；对于没有图样目录的图纸可以按隶属关系、总体与局部的关系顺序排列；

4、文本文件主要有以下几种排列方法：重要的文件在前，次要的文件在后；按文件形成的时间或是文件内容反映的时间顺序依次排列；按文件逻辑关系排列；根据文件反映的地区特征，按顺序进行系统排列；有译文的外文文件，译文在前，原文在后。

（三）案卷编目

文件组成案卷，并进行系统排列以后，就要对案卷进行编目，通过编目来固定案卷内文件的位置，揭示其内容，便于日后查找和利用，案卷编目的内容及程序如下：

1.编写页号

(1)案卷内文件编写页号，以有效内容的页面为一页；

(2)页号编写的位置：单面书写的文件在右上角，双面书写的文件正面在右上角，背面在左上角；图纸页号编写在图纸标题栏外面；

(3)如果案卷装订，以卷为单位，整卷按顺序编写文件页号；如果不装订，卷内文件以每份文件为单位，从“1”起独立编写页号，加盖归档章；

(4)成套图样或印刷成册的文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件组成一卷的，应排在卷内文件的最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号。已有页号的文件可不再重新编写页号；

(5)卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2.案卷封面编制

案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式，其格式项目（见图A1，虚线内为提示项，下同）及填写方法如下：

(1)案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容，一般由立卷人拟写；

(2)立卷单位：应填写负责文件组卷部门或项目的负责单位；

(3)起止日期：应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（应填写八位数字，例如：2015年4月30日填写为20150430，下同）；

(4)保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限，即永久、30年、10年等；

(5)密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；

(6)档号：应填写档案的分类号和案卷的顺序号，由全宗号、年度号、分类号（或项目代号或目录号）、保管期限号、案卷号组成。

3.案卷脊背编制

案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A2。脊背项目按案卷封面的内容填写，填写方法同案卷封面一样，保管期限可用Y(永久)、D30（定期30年）、D10（定期10年）区分。

4.卷内目录编制

卷内目录是案卷内每份文件的明细表，应排列在卷内文件首页之前，其格式项目（见图A3）及填写方法如下：

(1)序号：应依次标注卷内文件排列顺序；

(2)档号：应填写档案的全宗号、年度号、分类号、保管期限号、案卷的顺序号；

(3)文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等；

(4)文件题名：应填写文件标题全称。文件没有标题或标题不能反映文件内容的，应由立卷人根据文件内容拟写标题；

(5)日期：应填写文件形成的时间---年、月、日；

(6)责任者：应填写文件形成者或第一责任者；

(7)页数：应填写每件文件页数；

(8)保管期限：应填写永久、定期30年、定期10年；

(9)密级：可填写绝密、机密、秘密、内部等；

(10)立卷单位：填写档案形成单位全称；

(11)立卷人：应填写档案形成部门的立卷人；

(12)立卷日期：应填写立卷时间---年、月、日；

(13) 互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

(14) 备注：可根据实际填写需注明的情况。

5.卷内备考表编制

卷内备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内文件的基本情况和变化情况的表格，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。其格式项目（见图A4）及填写方法如下：

(1)档号：应填写档案的完整档号；

(2)本卷情况说明：卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

(3)整理人：应由立卷移交人签名。

(4)检查人：应由案卷质量审核者签名。

(5)检查日期：应填写案卷质量审核的时间。

6.案卷目录编制

案卷目录式样见图A5。

(1)序号：应填写案卷的流水顺序号；

(2)档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2；

(3)总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和；

(4)备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

（四）案卷装订

案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。

1.以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，格式见图A7。

2.案卷内超出卷盒幅面的文件应叠装成A4（297mm×210mm）幅面，折叠后使标题栏露在右下角。图纸折叠方法见中华人民共和国国家标准《复制图的折叠方法》GB/T 10609.3。破损的文件应修复。

（3）案卷宜采取线装法装订，案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，若装订线处有文字，须进行贴边处理。定口和地脚与卷皮平齐，页数较少的，使用直角装订，要求每件左、上侧对齐，左上角的两条边要直，无毛边，呈直角。案卷材料较厚的，使用“三孔一线”装订，将一本案卷的左、下侧对齐，在左侧钻开三个等距孔，穿线后实行三孔一线打活结。

四、卷盒、表格规格及其制成材料

卷盒外表面规格为：310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。卷盒式样见图A6。

案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm。表格宜采用70g以上白色书写纸制作。表格字迹应清晰端正。