中南民族大学科学研究类档案管理实施细则
第一章 总 则
第一条 为进一步规范和加强学校科学技术研究档案（以下简称“科研档案”）管理工作，充分发挥科研档案在学校发展、国民经济建设和国防建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-92）等相关法律、法规，制定本实施细则。
第二条 本实施细则所指的科研档案是指学校在科学技术研究管理和实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及电子等各种载体和形式的文件材料。学校科研档案包括：科研综合管理档案、科研课题项目档案、科研奖励档案、专利档案、成果推广应用档案、学术会议档案、论文专著档案等。
第三条 科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的重要形式之一，是国家和学校的宝贵财富，必须进行集中统一管理，实行文件材料由形成部门、项目组立卷的归档制度，确保科研档案完整、准确、系统、安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。
第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。学校科研管理部门和有关单位应将科研档案工作与计划管理、项目管理和成果管理紧密结合，实行“四纳入”和“四同步”。
对科研档案的形成、积累、整理、归档和归档以后的补充修改工作实行“四纳入”，即纳入学校科研计划和有关管理制度，纳入有关承包合同，纳入部门档案员的职责范围，纳入工作程序。
对科研工作和建档工作实行“四同步”，即下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步，检查科研计划进度与检查科研文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定、验收科研成果与审查、鉴定、验收科研档案材料同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科研人员任职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
第五条 相关单位要将科研档案工作列入本单位的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保障。学校行政管理部门要在考核科研档案工作质量和管理水平的相关配套政策上给予支持，以确保科研档案及时、完整、准确、系统地向档案馆归档。
第二章 管理机构及其职责
第六条 学校档案馆、科学研究发展院和各科研项目组共同构成学校科研档案工作系统，互相配合完成学校科研档案工作任务。
第七条 档案馆是学校科研档案工作的职能管理部门，根据学校科研工作的实际情况，制定和组织实施学校科研档案管理的规章制度，建立健全学校科研档案工作网络，随时了解、督促、检查、指导科学研究发展院做好科研档案的立卷归档工作，对部门档案员进行档案业务培训，做好科研档案移交后的管理。
第八条 科学研究发展院是学校科研工作的归口管理部门，负责科研项目档案立卷归档的统一布置与验收，并及时向档案馆提供项目详细信息及进展情况。科学研究发展院应明确一名处级领导分管科研档案工作，把科研档案工作列为科研管理工作的重要组成部分；应设置部门档案员，负责科研档案立卷与归档，受理涉密科研档案的申请及定密工作。
第三章 科研档案的管理
第九条 科学研究发展院（科学技术处、社会科学处）、项目组和档案馆要相互配合，按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理、立卷归档制度，确保科研归档文件材料的完整、准确、系统。
第十条 科研档案立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
（一）归档的文件材料应完整、准确、系统。研究周期长的项目，可分阶段归档，归档的科研文件材料必须是原件（定稿），已破损文件应予以复制，复制件附于原件后一并归档，并拆除金属物。
（二）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，卷内文件排列顺序按文件重要程度或时间顺序排列，具体要求如下：重要在前，次要在后；复文在前、来文在后；正文在前、原稿在后；正件在前，附件在后；译文在前，原文在后；文本文件在前，图件文件在后。
（三）凡归档的档案材料应用A4优质纸张（图纸除外），字迹工整、格式统一、图像清晰，签字手续完整，符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）和《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-1992）有关规定，电子文件的归档按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
（四）按照立卷要求，卷内文件凡有书写内容的页面一律要按顺序编写页号，单面书写的在右上角；双面书写的，正面在右上角，背面在左上角；按规范要求填写备考表、编制卷内目录，卷内目录置于卷内文件之前，备考表位于卷内文件之后。
（五）根据《高等学校档案管理办法》中关于“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”的规定，要求科研档案材料除提供纸质档案外，还应提供相应的电子文件归档，电子文档可以利用档案馆档案管理系统直接上传，上传的电子文档必须是定稿。
（六）磁盘、光盘、录像带、录音带等非纸质档案要说明内容，包括时间、地点、人物、事件等。
第十一条 将收集、积累的科研文件材料按照《中南民族大学档案归档范围和保管期限》表“KY科学研究”类目的规定，实施分类整理、组卷（件）、编目、著录，并按归档要求和归档时间向档案馆移交。
第十二条 科研档案的归档时间及手续：
（一）当年科研综合管理类档案及当年由学校主办或是承办的国际、国家或是省级学术会议档案，由科学技术发展院按照归档范围整理、立卷后，在次年的3～4月移交档案馆。
（二）项目类（横向、纵向）档案，由科学技术发展院按照归档范围整理、立卷后，于每年4月和10月统一向档案馆移交。
（三）成果类档案（论文、专著），由科学技术发展院按照归档范围整理、立卷，于次年4月底向档案馆移交。
（四）申请成果鉴定、专利和报奖过程中形成的档案，在申报完成或获奖后由科学技术发展院按照归档范围整理、立卷，于次年4月底向档案馆移交。
（五）各类档案向档案馆移交时，同时报送一式两份“档案移交目录”，经档案馆验收无误，立卷单位领导签字，交接双方签字，各执一份备查。
第十三条 档案馆对接收的科研档案，统一进行分类、编号、排列上架，并编制检索工具。
（一）参照《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际编制科研档案检索分类号。
（二）根据学校科研档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。
（三）科研档案的档号为：全宗号+年度号+科研档案分类号+保管期限号+案卷号。案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。
模式如下： 1 - 20×× - KY×× - Y（D30/D10） - n
1 - 20××- KY(11-17)- Y（D30/D10） - n
案卷号
保管期限号
科研类档案二级类目号
科研类档案一级类目号
年度号
全综号
（四）按照《中南民族大学归档文件整理规则（按卷整理）》(试行)对移交的科研档案进行检查核对、编目、著录、装盒。
（五）将整理完毕的科研档案入库，并按档号顺序排架。
（六）科研档案的保管，按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。
（七）对涉密的科研档案按保密规定保管和利用，建立科研档案借阅和审批制度，及时修复破损、变质的科研档案。
第十四条 凡必须修改和补充的科研档案，由科学研究发展院提供修改和补充。
第十五条 科技档案的鉴定、销毁工作。档案馆定期对已超过保管期限的科研档案进行检查，提交数据和情况说明；学校档案鉴定工作领导小组按相关规定和程序进行鉴定，提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经校长批准后销毁。对销毁清册进行归档，永久保存。对涉密档案，根据解密和降密规定进行密级调整。
第十六条 科研档案是科技信息储备的重要形式，也是国家和学校的一项特殊财富，凡学校科研项目档案必须按归档范围及时完整归档，任何单位和个人不得将研究成果据为己有。对不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的相关单位及个人，将按国家相关法规，视情节轻重，给予以下处罚。
第十七条 科研档案管理人员玩忽职守、徇私舞弊的，按国家政策法规规定给予当事人通报批评直至行政处分；构成犯罪的移交司法部门处理。
第四章 科研档案的利用与公布
第十八条 档案馆参加学校档案信息工作整体化建设，编制检索工具，建立计算机查询系统，加快数字档案建设，开展科研档案编研工作，多途径、多形式地开发科研档案信息资源，开展科研档案利用工作，为校内外人员利用档案提供优质服务。
第十九条 科研档案的公布应当严格遵照国家有关规定执行。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校科研档案。属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的。
（二）涉及专利或是技术秘密的。
（三）档案形成单位规定限制利用的。
第二十条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围，并履行相关登记手续后，均可以利用学校已公布的科研档案。
第二十一条 利用未开放的科研档案，按照保密原则不得随意借阅、摘录、复制。借阅需经项目负责人签字同意后方可进行。外单位借阅须经科学研究发展院同意并签字后方可进行，必要时上报学校保密委员会批准。
第五章 附 则
第二十二条 本实施细则由学校档案馆负责解释。
第二十三条 本实施细则自公布之日起实施。
