中南民族大学基本建设类档案管理实施细则

 

第一章 总 则

      第一条  为了规范学校基本建设（以下简称基建）档案管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建扩建等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《高等学校档案管理办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／t28—2002）等有关文件精神，制定本实施细则。

第二条  基建档案是指学校在基本建设管理和基本建设工程项目（新建、扩建、改建、以及大、小型维修）活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

    第三条  基建档案是学校基本建设历史和现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建档案工作的依据，必须实行集中统一管理，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

    第四条  基建档案工作必须纳入学校基建管理工作中，做到项目建设（维修）立项与建立档案工作同步，检查项目计划进度与检查文件材料形成情况同步，工程项目竣工验收、鉴定与验收完整、准确、系统的档案同步。

 

                         第二章  管理机构及其职责

第五条  学校档案馆、后勤建设保障处共同构成学校基建档案工作系统，互相配合完成学校基建档案工作任务。后勤建设保障处可设立基建档案分室，档案馆要对其进行业务指导。

    第六条 档案馆主要职责如下：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定基建档案实施细则。

    （二）监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作。

    （三）负责基建档案（修购项目）的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

    （四）参加学校重大基建项目的竣工验收。

    （五）开展基建档案的开放和利用，编制检索工具，建立利用效果登记和建立借阅档案管理制度。

（六）积极组织开发基建档案信息资源，充分发挥其作用。

第七条  后勤建设保障处主要职责如下：

（一）学习、宣传国家有关档案工作的法律、法规和规定，建立和健全基建档案的保管、利用等规章制度。

（二）会同档案馆编制基建档案工作的长远规划和年度计划，把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督执行。

（三）定期检查，做到各项工程项目形成积累基建文件材料与基建工程进展同步。项目结束后，负责基建档案（校内维修项目）的收集、整理、立卷、移交等工作，审查归档质量是否符合完整、系统、准确和有效利用的要求。

    （四）接受档案馆的业务指导和监督检查。

（五）提出基建档案的案卷保管期限和密级。

（六）参加基建档案的鉴定工作。

第八条  后勤建设保障处部门档案员职责：

    （一）学习档案管理的基本知识，掌握档案管理工作的基本程序，严格执行《基本建设项目档案资料管理暂行规定》。

（二）根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。

（三）按照《中南民族大学档案归档范围和保管期限》表中“JJ基本建设”类，负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，按规定时间向档案馆移交档案。

 

第三章  归档范围的确定

      第九条  基建档案归档原则：

      （一）归档的基建管理和项目建设文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的基建文件材料必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有套成性。

第十条  归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计技术文件、工程管理文件、施工技术文件、竣工验收文件（竣工图）、基建财务（预算、概算、决算）、器材管理、生产技术准备（试生产）、监理文件等方面，具体范围见《中南民族大学档案归档范围和保管期限》表。

第十一条  归档的重点是项目建设各个阶段形成的批复性文件、各类合同文件、施工技术文件中的测量类文件、沉降观测文件、桩基技术文件、重要部位的质评文件如电梯分部工程验收证明书等不同载体、形式的文件材料，特别是竣工验收阶段包括竣工图在内的全套图纸、资料。同时收集与纸质档案配套的电子档案。

第十二条  不归档的文件材料

（一）上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件。

    （二）正式施工前的草图、未定型图纸。

    （三）重份文件和重份图纸。

    （四）无查考价值临时性、事务性文件。

（以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存各相关部门。）

 

               第四章  基建文件材料的部门立卷与归档流程

第十三条  档案馆、后勤建设保障处应相互配合，按照基建管理和项目建设工作程序，建立健全基建文件材料的形成、积累、整理、立卷归档制度，确保每一项基建项目归档文件材料的完整、准确、系统。

（一）后勤建设保障处要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应的部门档案员，负责基建文件材料（校内维修项目）归档等工作。

    （二）基建部门档案员负责承建单位基建工程文件材料的汇总、整理、立卷和归档工作。

   （三）档案馆对学校基建档案业务工作进行指导，随时了解大型基建项目主要的工程进度，督促、指导部门档案员做好基建文件材料的积累工作。

    （四）后勤建设保障处要定期检查、绘制本校的总体规划图、设计总平面图、总平面图和学校（含校外基建项目）水、电、气管道及通讯线路分布图，统一归档。

（五）学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，后勤建设保障处必须拍照，并建立相关文件资料一并归档。

第十四条  基建（维修）项目结束（含最终完成、阶段完成）后，后勤建设保障处按要求对基建文件材料整理组卷，案卷应符合以下要求：

（一）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目卷首，其余材料按文件性质分别组卷。

（二）项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

（三）卷内文件的排列：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；项目文件按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、幽号排列；卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后；文字材料按正文在前、附件在后，印件在前，原件在后，译文在前，原文在后，批复在前、请示在后排列；图纸按图的类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水、电、气、暖图、更改图）；装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。

（四）案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处（右上角）加盖档号章。案卷装订时，必须去掉金属物，并对破损的文件材料进行修补。

（五）卷内文件页号的编写。案卷内文件无论单面或是双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，页号位置在非装订线一侧的上角，图纸页号编写在图纸标题栏外面；如果案卷装订，以每卷为单位，按从“1”起编写页号；如果不装订，先编案卷内每份文件的件号，再以每份文件为单位，按顺序编写页号；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。

（六）卷厚适度，一般不超过40mm，均用A4纸。案卷内不应有重份文件。

（七）基建文件材料采用卷盒方式保管，蓝图大于卷盒的必须折叠，按国家标准GB／t10609．3折叠为A4幅面。

（八）声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

（九）每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明案卷内图纸和文件材料的页数，日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表中加以注明。

 

第五章 归档要求

第十五条 归档的文件材料质量要求：

（一）格式要统一，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，归档的文件材料一律用原件。

（二）需永久、长期保存的文件不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

（三）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

（四）录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

第十六条  归档文件应完整、成套、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合第十五条的规定。

第十七条 归档时必须有竣工图。对竣工图的编制要求如下：

（一）各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图，项目竣工图应由施工单位负责编制，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。

（二）编制竣工图，必须坚持边施工边编制的原则，工程完成时，竣工图应同步编制完成。

（三）竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章，即作为竣工图；凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章，即作为竣工图；凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及图面变更面积超过35％的，应重新绘制改变后的竣工图，施工单位负责在新图上加盖竣工图章，并附以有关记录和说明，作为竣工图。

（四）竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：××工程竣工图，施工单位名称，编制人、审核人、技术负责人和编制日期。图章规格尺寸为70mm×50mm。

（五）竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一、图面整洁、字迹清楚，竣工图图幅应按GB／t10609．3要求统一折叠。

（六）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制。

（七）必须编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

（八）竣工图是工程交工验收的条件之一，竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的，建设项目不能验收。

第十八条  使用基建文件材料过程中不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行审批手续。

第十九条  归档验收要求：

（一）基建项目初步验收前，基建部门组织施工、设计、使用等有关单位的项目负责人，工程管理、工程技术负责人进行档案的自检工作，并作出档案自检报告。

（二）学校档案馆应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作，建设项目在验收前，验收小组对准备归档的基建文件材料进行初步验收并出具档案验收报告，验收合格的项目方可组织工程竣工验收，并在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价。

（三）初步验收时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式，抽查档案的数量应不少于30%的项目档案。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。评价档案资料的完整、准确、系统性情况后，写出初步意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。

（四）学校基建部门必须从基建总投资中扣留5%作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后付款。

第二十条  档案验收报告应包括以下内容：

（一）项目建设概况。

（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作；项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；竣工图的编制情况及质量；档案的种类、数量；档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价；档案验收的结论性意见。

（三）存在问题、整改要求与建议。

第二十一条  基建档案归档时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对后，后勤建设保障处负责人签字，双方交接人签字，各持一份备查。

第二十二条  归档时间：

（一）“JJ11综合”部分，次年6月底前归档。

（二）“JJ12项目”部分，在工程验收后三个月内或审计结束后财务报账前及时归档。

（三）基建中维修项目部分，工程全部竣工并验收后次年6月底前归档。

 

第六章 档案的管理

第二十三条 档案馆对收集的基建档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

（一）参照《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际，编制教学档案检索分类号。

（二）根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（三）基建类档案档号为：全宗号+年度号+基建档案分类号+保管期限号+案卷号，案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。

 

 

模式如下：1-20××-JJ××-Y（D30/D10）-n

1 - 20××- JJ(11-12) -Y（D30/D10）- n

                                            案卷号

                                   保管期限号

                         基建类档案二级类目代号

                         基建类档案一级类目代号

年度号

全宗号

（四）按照《中南民族大学归档文件整理规则》（按卷整理）对归档文件资料进行编目、著录、装盒。

（五）将整理完毕的基建档案入库，并按档号顺序排架。

（六）基建档案的保管按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

第二十四条  基建档案的补充和修改

（一）基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，后勤建设保障处应随时整理，向档案馆补充归档。

（二）对已经归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，后勤建设保障处分管负责人签字，分管校领导同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

（三）档案馆对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录，在备考表上说明情况；归档材料较多的，单独组卷、编目。

第二十五条  基建档案保管期限的确定。基建档案的保管期限分为：永久、定期30年、定期10年三种。30年和10年保管的基建档案实际保管期不得短于建设项目的实际寿命。

第二十六条  基建档案中的声像材料（包括照片、底片、录音带、录像带等），按《中南民族大学声像载体档案管理实施细则》的要求管理。

第二十七条  基建档案的鉴定和销毁。档案馆定期对已超过保管期限的基建档案进行检查，提交数据和情况说明；学校档案鉴定工作领导小组按相关规定和程序进行鉴定，提出工作报告，经校长批准后销毁。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。对销毁清册进行归档，永久保存。

第二十八条  档案馆定期检查档案的保管状况，对破损或变质的档案，要及时修补或复制。

第二十九条  基建档案的密级。基建档案中如有涉密内容，由后勤建设保障处向学校保密委员会提出定密申请。

第三十条  基建档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第三十一条  为保证基建档案的完整性和准确性，在工程交付使用后，一切因应归档而没有归档或归档不准确造成的损失，由工程改动部门负经济责任和法律责任。

 

第七章 档案的开发利用

第三十二条  借阅

（一）凡利用馆藏基建档案，要经过基建部门和档案馆同意，并按规定办理相关借阅手续。

（二）基建工程资料、图纸等原则上不外借，只可在档案馆查阅；如果基建部门因工作需要外借，须经过档案馆领导批准，并办理相关手续，档案借出不超过一个月。

（三）校外人员查阅我校馆藏基建档案，需持有关单位正式介绍信，经档案馆负责人审批，必要时还需征得基建部门负责人同意。

（四）对借出基建档案，档案馆要定期催还，发现损坏或丢失，借阅人应写出书面报告，根据不同情况，按相关法律法规处理。

（五）利用基建档案，严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。

第三十三条  档案馆工作人员要熟悉馆藏，当好领导和有关部门的助手和参谋。指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

第三十四条  充分发挥基建档案的法律凭证作用，为保护房地产等权益提供凭证。

第三十五条  档案馆要增强服务意识，按照行业标准编制检索工具，积极使用计算机网络技术，开展基建档案数字化处理，逐步实现基建档案管理信息化、网络化，为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。

 

第八章   附则

第三十六条 本由学校档案馆负责解释。

第三十七条 本实施细则自公布之日起施行。