全校各单位、全体师生、各校友：

根据上级部门的相关要求，为保障系统数据安全，我校档案管理系统及远程服务系统将开展系统维护。现将有关事项公告如下：

一、暂停服务时间

自2026年7月17日 起，期间上述系统将暂停服务。

二、暂停服务范围

1. 档案管理系统（含档案查询利用、电子文件归档、档案业务办理等功能）；

2. 档案远程服务系统（含校外远程查档线上申请办理、学生个人档案转递申请等功能）。

三、暂停服务期间业务办理指引

暂停服务期间，上述系统的所有线上业务将无法办理。如有紧急档案查询利用、学生个人档案转递申请需求，请携带本人有效身份证件及证明材料（具体所需的身份证件及证明材料请见附件），到档案馆现场办理。

四、恢复服务时间

档案管理系统及远程服务系统维护完成后，系统将恢复服务，时间另行通知。

因系统暂停服务给您带来的不便，敬请谅解！感谢各单位、全体师生及广大校友对学校网络安全和档案信息化建设工作的理解与支持！

                                                档案馆（校史馆）

                                                2026年7月17日

附件：

1.档案查询利用需提交的身份证件及材料：（1）本人办理，需携带身份证原件办理查档业务；（2）如委托他人办理，代办人需携带本人身份证原件+委托书+委托人的身份证复印件，委托书模板详见档案馆官网下载专区《个人档案查询业务委托书》。

2.学生个人档案转递需提交的身份证件及材料：（1）本人办理，需出示个人身份证或学位证、毕业证等身份证明材料（同时提交相应复印件）；（2）如委托他人办理，代办人需携带本人身份证原件+委托书+委托人的身份证复印件，委托书模板详见档案馆官网下载专区《个人档案查询业务委托书》。

此外，还需提供下列申请表：

2023年起毕业的学生，提交《高等学校毕业生档案转递单》原件归档随个人档案一起邮寄（可联系辅导员办理）。如不需要转递单，请手写承诺书。承诺内容如下：本人xxx，学号xxxx，系xx学院20**届毕业本科（研究）生，特申请不办理转递通知单先邮寄档案。后续由本人根据需要自行办理转递单，交档案托管单位归档。 手写签名、写好日期，作为证明材料。

西部计划的需提交《中南民族大学毕业生（西部计划）调档申请表》；

硕（博）士需提交《中南民族大学硕（博）士毕业生调取个人档案申请表》；继续教育学院毕业生需提交《中南民族大学毕业生调取个人档案申请表》；以上申请表（详见档案馆官网下载专区）。

退学学生需提交盖章齐全的离校通知单。

湖南省毕业生请补充调档函，以免退档。