关于印发《中南民族大学采购项目需求论证和履约验收管理办法》《中南民族大学采购项目档案管理办法》的通知

各单位：

   《中南民族大学采购项目需求论证和履约验收管理办法》《中南民族大学采购项目档案管理办法》已于2023年11月2日校长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。

                             中南民族大学

                       2023年11月21日

中南民族大学采购项目档案管理办法

第一章  总则

第一条  为进一步规范我校采购项目档案管理，保护档案资料的完整与安全，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》，结合我校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指采购与招投标中心（以下简称“采招中心”）代表学校采购货物、服务和工程过程中产生的有关文字、图表和声像等不同形式的各种记录材料。档案材料非特殊情况外均要求原件。

第三条  采购项目档案按照采招中心和档案馆的归口职责进行管理。采招中心负责采购项目材料的收集、整理、立卷和归档，中标相关文件的移交工作以及其他不移交档案馆文件的管理工作。档案馆负责对招投标档案管理工作的指导以及移交进馆的招投标档案的管理工作。

第二章  档案收集与归档

第四条  采招中心安排专职人员负责采购项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，明确分管负责人和档案员的档案管理责任。

第五条  采招中心应在项目结束30天内完成采购项目档案资料的收集、归档。

第六条  委托招标代理机构需移交给采招中心的资料包括：采购项目前期准备材料、开评标材料、中标及履约材料、响应文件、专家抽取录屏及校外场地开评标监控视频等。

第七条  采购项目档案具体包括如下材料（纸质档案和电子档案同步归档）：

（一）采购项目前期准备材料

1.     采购申请审批表；

2.     采购需求书、采购实施计划；

3.     单一来源、进口设备等其他采购项目论证或批复材料；

4.     委托代理服务协议；

5.     采购文件送审确认函；

6.     采购公告；

7.     采购文件及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；

8.     供应商领取采购文件的记录。

（二）开标材料

1.     投标文件及其补充、修改或撤回的记录；

2.     投标文件递交记录；

3.     参加开标的评审委员会成员、供应商代表及工作人员签到表。

（三）评审材料

1.     评审专家抽取记录及名单；

2.     现场评审材料；

3.     评审结果确认函。

（四）中标（成交）及履约材料

1.     采购结果公告；

2.     中标（成交）通知书；

3.     依法变更采购结果的记录；

4.     采购合同的签订、补充、修改、终止执行材料。

（五）其它文件材料

1.     供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

2.     供应商投诉材料、投诉处理有关文书和处理决定；

3.     采购过程中录制的音频、视频材料及其它相关需要存档的材料。

第三章  档案保管、移交与利用

第八条 采招中心在办理招投标档案移交时，应按照学校档案管理的有关规定办理移交手续。

第九条 招投标过程中产生的文件材料和中标单位响应文件正本应及时移交至档案馆管理。中标单位响应文件副本由采招中心妥善保管，如项目单位需要，可由采招中心移交至项目单位保存。未中标单位响应文件由采招中心负责存放，并定期按有关规定处理。

第十条 采招中心在移交电子招投标档案时应将电子招投标档案及其元数据一并移交至档案馆，且文件格式应符合学校档案管理的有关规定。特殊格式的电子招投标档案应与其读取平台一并移交。档案馆接收电子招投标档案时，应对电子招投标档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行检测，符合要求才能接收。

第十一条 学校各部门应严格按照相关制度利用招投标档案，在进行招投标档案查阅、复制、借出时履行审批和登记手续，严禁涂画、篡改和损坏。按照档案管理权限，查阅、摘录、复制移交至档案馆的招投标档案须经部门申请，主要负责人同意，采招中心和档案馆负责人批准后，方可办理。查阅未移交至档案馆的采购项目档案，须向采招中心申请并填写《采购资料借阅登记表》，采招中心负责人批准后方可查阅。

第四章 附则

 

第十二条 各单位自行采购项目档案由各单位自行归档、保管，档案包含如下内容：市场调研情况、集体决策、合同及其他采购过程相关材料。需要移交的采购项目档案，由各单位参照此办法向档案馆移交归档。

第十三条 本办法由采招中心负责解释。本办法自发布之日起施行。